商務會議活動策劃步驟

商務會議是指具有商業(yè)性質的大型會議，一般包括企業(yè)的新產品宣傳、年會和商務宴會。商務會議對會議各方面的要求很高，其策劃步驟包括：1、確定活動主題，才能確定參加的核心人員和會議流程安排；2、擬定活動策劃案和具體操作方案；3、會議時間的安排；4、會議的通知；5、會議的接待；6、現(xiàn)場控制；7、跟蹤環(huán)節(jié)。

一、確定活動主題

只有明確了會議主題、核心內容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰來主持，哪位高層“坐陣”。此外，在會議議程安排時，注意緊湊連貫，一般控制在一到兩個小時為宜。

二、擬定活動策劃案和具體操作方案

活動策劃案是指導整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術文本，供策劃活動用。具體操作方案則是用于企業(yè)內部或者協(xié)助代理的廣告策劃公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。

三、會議時間安排

確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。前面把時間、進度安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。

四、會議通知

不管會議的性質如何，發(fā)送邀請總是比電話通知更禮貌，商務會議邀請函的設計應更加高端化。此外，還應注意在邀請函上核對會議人員的個人信息，以確保信息的正確和完善。

五、會議接待

在正式的商務會議和年度會議上，公司應選擇有社交能力和禮貌的員工，負責接待、登記、幫助和其他職責。專業(yè)的禮儀團隊和會議人員尤為重要，當歡迎客人時，必須清楚地為參與者指明方向。如果邀請函卡上有指定區(qū)域，為了清楚地告知該區(qū)域的位置和方向，有必要快速登記接待，不要猶豫。為了加快接待速度，可在大型會議入口處設立兩個或兩個以上的登記區(qū)。

六、現(xiàn)場控制

現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調人的應變能力，一個好的協(xié)調人會將工作做在前面：首先是預防變數(shù)的發(fā)生，其次要在事前準備好備選方案，再者要注意積累現(xiàn)場的靈活應變的處理技巧。

七、跟蹤環(huán)節(jié)

在會議結束時，與會者還可以咨詢和了解會議的經驗，這不僅有助于改善會議服務的不足，而且有助于及時發(fā)現(xiàn)和修復用戶的不滿，增進相互理解和聯(lián)系，為進一步合作打下基礎。